Ольга Фомичева, менеджер по расчёту заработной платы и кадровому администрированию группы компаний «Мариллион», рассказала об особенностях расчёта заработной платы для иностранных компаний, ведущих бизнес в России. Отдельное внимание Ольга уделила административным рискам, связанным с нарушениями, включая досрочные выплаты зарплаты, удержания без согласия сотрудника и накопление неиспользованных отпускных дней.

В зарубежных системах оплаты труда многие элементы, характерные для российской практики, отсутствуют. К примеру, в других странах нет понятия среднего заработка. В то время как в российском законодательстве не только существует это понятие, но также закреплены различные методы расчёта его вариаций: для отпусков, командировок и временной нетрудоспособности.
Не менее удивительными являются сложность и объём регламентированной отчётности по заработной плате. В течение года компания, выплачивающая зарплату, обязана сдать более 60 отчётов, связанных с оплатой труда, налогами и страховыми взносами.

Требования к квалификации специалистов, отвечающих за расчёт заработной платы в России, крайне высокие. Они должны не только владеть обширными знаниями о многочисленных алгоритмах и правовых нормах, но и оперативно адаптироваться к постоянным изменениям, которые регулярно вносятся в законодательство.

Вопрос точного и ответственного расчёта заработной платы приобретает особую значимость для иностранных компаний, осуществляющих свою деятельность в России. Руководителями таких компаний часто являются экспаты со статусом временно пребывающих высококвалифицированных специалистов, имеющих разрешение на работу. Два административных правонарушения иностранного руководителя могут привести к запрету на въезд в Россию.

Чтобы избежать административной ответственности, директор обязан строго соблюдать законодательные требования как при расчёте заработной платы и налогов, так и при подготовке и подаче отчётности в государственные органы. Например, за задержку сдачи отчёта ЕФС-1 о начале договора оказания услуг с физическим лицом может последовать не только штраф на должностное лицо, но и вызов в суд. Ещё одной причиной административной ответственности может стать нарушение Трудового кодекса.

Управлять такими рисками иностранному менеджменту бывает непросто, так как некоторые потенциально опасные моменты неочевидны и требуют глубокого понимания местных особенностей. Приведём несколько примеров нарушений, которые вызывали у наших клиентов наибольшее удивление, но при этом представляли собой серьёзные риски административных санкций в случае их выявления.

Выплата зарплаты раньше срока. Задержка выплаты заработной платы, очевидно, является нарушением, но и досрочная выплата также является нарушением, и разобраться в этом вопросе без глубокого знания законодательства непросто. Если зарплата выплачена раньше срока, указанного в локальных актах компании, это может нарушить право работника на получение зарплаты каждые полмесяца. Увеличение промежутка до следующей выплаты считается нарушением. За такое нарушение предусмотрены предупреждение или штраф для руководителя в размере от 1000 до 5000 рублей, а при повторном нарушении возможна даже дисквалификация.
Выплата зарплаты авансом. Нельзя заранее выплатить зарплату за несколько месяцев вперёд, даже по просьбе сотрудника или по договорённости с ним, так как это не предусмотрено Трудовым кодексом. Заработная плата должна выплачиваться за фактически отработанное время. Предоплата фактически становится беспроцентным займом, с которого сотрудник получает материальную выгоду, облагаемую НДФЛ по ставке 35%. Оформление займа – с процентами или без – является законным способом заранее выплатить сотруднику заработок. Однако при удержании суммы займа из будущей зарплаты необходимо обязательно получить от сотрудника заявление с собственноручной подписью, о чём подробнее расскажем в следующем примере.
Удержание переплаты без письменного согласия. В процессе работы могут возникать различные ситуации, при которых часть заработной платы не перечисляется сотруднику на его счёт, а направляется на покрытие определённых расходов. Это может быть возврат займа, как в упомянутом выше примере, возмещение компанией расходов на добровольное страхование родственников работника либо возврат излишне выплаченной зарплаты. Во всех этих случаях удержание денежных средств из зарплаты возможно только при наличии письменного согласия работника с его личной подписью.

Отсутствие такого согласия является нарушением статьи Трудового кодекса и несёт в себе определённые риски. Более того, сотрудник может оспорить удержание и потребовать выплату заработной платы в полном объёме. Даже документально оформленная задолженность работника не может служить основанием для удержания из его зарплаты. Уменьшение выплаты возможно только при наличии оформленного письменного согласия работника.

Работа без отпуска. Каждому из нас приходится учитывать рабочие процессы и сроки при выборе времени для ежегодного оплачиваемого отпуска. Иногда возникает необходимость перенести отпуск – свой или подчинённых. Законодательство допускает перенос отпуска, и это не является проблемой. Однако сложности начинаются, когда отпуск откладывается на неопределённый срок, и неиспользованные дни начинают накапливаться.
За рубежом практикуются система «сгорания» неиспользованных отпускных дней или ограничение их количества, которое можно перенести на следующий год. Именно поэтому иностранные руководители нередко удивляются, когда обнаруживают, что остатки отпускных дней у сотрудников в России превысили сотню, формируя значительные бухгалтерские резервы.

Эти резервы могут ограничивать оборотные средства компании. Однако это не представляет непосредственной угрозы для руководства или бизнеса. Настоящая проблема заключается в нарушении Трудового кодекса, который, в свою очередь, обязывает работодателя предоставлять отпуска в соответствии с утверждённым графиком. Более того, закон требует, чтобы отпуск был использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

За подобные нарушения предусмотрены предупреждения или штрафы для руководителей в размере от 1000 до 5000 рублей. При повторных нарушениях возможно привлечение к дисквалификации. Для компании штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей и накладывается в дополнение к штрафу, предусмотренному для директора.

Опасность для иностранного директора может скрываться не только в сложностях трудового законодательства. Важным аспектом становятся и изменения в миграционном законодательстве 2024 года, которые заслуживают особого внимания. С 1 марта 2024 года изменился минимальный размер заработной платы для высококвалифицированных специалистов, который теперь составляет 750 тыс. рублей в квартал.

В данной статье мы привели несколько примеров, которые часто вызывают вопросы и сложности у зарубежных компаний, ведущих бизнес в России. Конечно, таких случаев на практике гораздо больше. Руководителю необходимо уделять повышенное внимание работе с персоналом и оплате труда, а также контролировать соблюдение законодательства, учитывая свою личную ответственность и связанные с ней риски.

Количество вопросов, требующих пристального внимания, весьма значительное. Поэтому мы настоятельно рекомендуем воспользоваться поддержкой квалифицированных специалистов в сфере расчёта заработной платы и кадрового администрирования. Это поможет минимизировать риски и гарантировать соблюдение всех требований законодательства.