Интранет московских центров «Мои документы» стал единым цифровым пространством для 11 000 сотрудников МФЦ и позволил организации решить огромное количество проблем, связанных со взаимодействием между ними.

- Перед тем, как приступить к реализации проекта, мы внимательно изучили процессы работы сотрудников МФЦ, определили слабые места, - рассказывает куратор проекта CEO&Founder Hopper IT Наталья Краснобаева. - Оказалось, что треть сотрудников тратили на поиск нужной информации больше часа в день, а более половины из них хранили рабочие файлы на своем компьютере или вообще в распечатанном виде. И если человек увольнялся или уходил на больничный, вместе с ним из организации «уходила» важная информация, которую потом собирали по крупицам.

По данным разработчика, отсутствие единой базы знаний существенно затрудняло консультации посетителей МФЦ и увеличивало время решения их вопросов. Кроме того, у сотрудников не было единого пространства, в котором они могли бы общаться и решать текущие вопросы, а отделу кадров не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов.

Решением стал корпоративный портал на отечественной платформе «Битрикс24». С помощью него были объединены ключевые процессы для всех московских МФЦ. Благодаря интеграции между личным кабинетом, базой знаний, внутренней социальной сетью и другими корпоративными системами, удалось добиться вовлечения в информационное и культурное пространство организации каждого сотрудника из всех 134 центров.

В интранет были добавлены специальные модули, нацеленные на повышение вовлеченности персонала. Например, в ленте новостей собраны материалы о ключевых событиях организации, важные объявления. Их можно лайкать и комментировать. В разделе «Конкурсы» можно принять участие в борьбе за звание «Лучшее утреннее собрание» или придумать самый оригинальный корпоративный хештег и получить приз. А модуль «Мои добрые дела» призван повысить социальную ответственность коллектива и улучшить качество обслуживания в центрах - в нем сотрудники в свободной форме рассказывают о своих достижениях в сфере высокого сервиса и голосуют за лучшие истории.

С помощью корпоративного портала сотрудники МФЦ могут отслеживать эффективность своего центра по сравнению с центрами других районов и округов. Информация собирается с помощью систем электронной очереди и основывается на оценках посетителей, времени ожидания и общем количестве обслуживаний.

Результаты внедрения корпоративного портала впечатляют. Время, которое теперь сотрудники тратят на поиск информации, сократилось в 2 раза. Следовательно, и обслуживание посетителей стало быстрее, качественнее. Начала формироваться единая корпоративная культура. Сотрудники получили возможность отслеживать свой карьерный путь, видеть личные достижения в коллективе и получать признание коллег.

- Эффективность работы любой организации напрямую зависит от того, насколько выстроены процессы взаимодействия сотрудников, как хорошо организован процесс доступа к знаниям и корпоративным сервисам, насколько автоматизированы процессы работы HR-службы, - делится результатами Наталья Краснобаева. - Это особенно важно для структур с большим числом сотрудников. И именно поэтому проект внедрения корпоративного портала в отделениях МФЦ Москвы изменил работу специалистов, помог повысить качество обслуживания населения.

По словам руководителя, проект продолжает активно развиваться - на данный момент расширяются возможности обучения сотрудников, готовится к запуску мобильная версия корпоративного портала.

Russian Intranet Awards - это первый в России ежегодный профессиональный интранет-конкурс, призванный развивать локальную интранет-индустрию. Проекты номинантов будут оценивать мировые интранет-эксперты и консультанты, лауреаты международных интранет-премий и их учредители. Победителей объявят в апреле на торжественной церемонии награждения.