Image

Управление событийными проектами в современных условиях: руководство к действию

Председатель правления, директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев выступил с онлайн-лекцией «Основы проектного управления конгрессными мероприятиями» перед участниками событийной индустрии. Лекция состоялась в рамках «Летней академии НКБ (Национального конгресс-бюро)» и открыла второй модуль обучающего проекта.


Директор Фонда Росконгресс поделился с учениками Академии ключевыми практическими навыками, наработанными за многолетний опыт проведения конгрессно-выставочных мероприятий международного уровня.

Двести пятьдесят слушателей лекции смогли узнать, в чем заключается уникальность проектной деятельности и почему она легко справляется с любыми изменениями. Основные характеристики проекта, такие как уникальность результатов, ограниченный срок исполнения, большое количество рисков и мобильность рабочих команд, позволяют проектной деятельности фактически становиться инструментом для реализации изменений.

«Важной составляющей любого события является то, как вы определяете цель проекта. Мы еще много лет назад для себя решили, что цель наших мероприятий – это счастливый участник. Это довольно универсальное определение включает в себя участника, который завершил с нами проект, вышел из него с определенными достигнутыми для себя результатами и который вернулся к нам в следующем году, а возможно и частично профинансировал мероприятие. Счастливый участник является показателем качества события и проводником репутации его организаторов», – отметил Александр Стуглев.

Спикер рассказал про многостороннюю экосистему проекта, важным связующим звеном которой является команда. Ответственные и мотивированные сотрудники позволяют провести проект в плановом порядке с нужным качеством и с исполнением всех обязательств перед заказчиком и участниками. Таким образом, отдельная задача руководителя в проектном управлении – это построение команды и построение коммуникации как между сотрудниками, так и с участниками и заказчиками. Современные технологии позволяют сделать коммуникацию со всеми задействованными сторонами проекта быстрой и эффективной, поэтому любая используемая цифровая среда позволит сделать событие только лучше. Выстроенная система коммуникаций, помимо прочего, позволяет своевременно и эффективно реагировать на ошибки и изменения в ходе подготовки проекта.

В рамках лекции была затронута неотъемлемая для эффективной проектной деятельности тема – по каким критериям можно и нужно оценивать успешность проекта, программы (группы проектов, подпрограмм и действий) и портфеля (набора программ, проектов и операционной деятельности). Среди основных показателей успешности событийного проекта было выделено его осуществление в установленные сроки (что является основополагающим), в рамках выделенного бюджета и при удовлетворенности заказчика по содержанию, качеству и бизнес-результату проекта. Была отмечена необходимость достижения выгоды для успешности программы и достижения стратегических целей для успешности портфеля.

«Безусловно, наша годовая программа успешна, если мы получили в целом по году прибыль. Она формируется из прибыли проектов, и не хотелось бы уходить в минус, но важно отметить, что прибыль каждого отдельного проекта не является его самоцелью. Важно смотреть на проект с точки зрения качества. Наша главная задача – сделать событие с изначально заявленным качеством для будущих счастливых участников, потому что имя важнее денег. Участнику совершенно не важно, сколько средств было потрачено на подготовку и проведение мероприятия, ему важен результат, за который мы перед ним отвечаем», – заявил директор Фонда Росконгресс.

Отвечая на вопросы слушателей лекции, Александр Стуглев поделился способом оценки качества подготовки проекта, который уже многие годы используется на всех мероприятиях Фонда Росконгресс. Всегда необходимо проходить за участника весь его путь, начиная с самого входа, от стоек регистрации, и анализировать, будет ли это удобно, что участник увидит на экране, как и насколько быстро он получит обратную связь. Этот способ позволяет эффективно и своевременно выявить показатели, которые необходимо улучшить, чтобы участники чувствовали себя наиболее комфортно на протяжении всего времени пребывания на площадке мероприятия.

Директор Фонда Росконгресс рассказал о важности проектного офиса и о необходимости бизнес-плана для реализации любого конгрессного события. Также были разобраны все этапы подготовки событийного проекта: определение целей, проектирование мероприятия, реализация мероприятия, а также оценка результатов и подведение итогов проекта (в соответствии с аббревиатурой IDEA Маартена Ваннесте). Особое внимание было уделено фазе планирования: «Чем больше времени вы уделяете планированию и более четко понимаете необходимые для исполнения задачи, чем более формализованы все процессы, тем более плавным будет реализация самого мероприятия». Отмечалось, что на разных этапах проект оценивается по-разному, поэтому важно учитывать как краткосрочные, так и долгосрочные результаты мероприятий.

В завершение лекции спикер обратил внимание на то, что событийная отрасль подвержена изменениям, и технологии управления мероприятиями активно трансформируются, появляются новые коммуникационные форматы. Сегодня чаще всего проекты имеют гибридную форму, которая совмещает в себе офлайн- и онлайн форматы их проведения. Несмотря на то, что такие мероприятия могут показаться более простыми и понятными с точки зрения их коммерциализации, задача организаторов в этом случае усложняется: появляется необходимость конкурировать с популярными онлайн-площадками, привлекать и главное – удерживать внимание большей аудитории в моменте. Все это позволяет развивать и совершенствовать инструменты работы в событийной сфере, искать новые решения на вызовы современности.

Запись лекции доступна на YouTube-канале Фонда Росконгресс.
«Летняя академия НКБ» успешно начала свою работу 29 июня при поддержке Фонда Росконгресс. В рамках проекта ведущие специалисты и эксперты, руководители крупнейших компаний российской ивент-индустрии делятся своим профессиональным опытом со слушателями Академии, среди которых как начинающие, так и опытные профессионалы отрасли, которые стремятся к получению новых знаний и компетенций для дальнейшего применения их на практике.

10 июля в 11:00 заместитель директора, программный директор Фонда Росконгресс Армен Хачатрян продолжит курс занятий для участников событийного рынка в рамках «Летней академии НКБ» и проведет лекцию в онлайн формате на тему «Формирование программы мероприятия и ключевые аспекты работы со спикерами». Слушатели Академии смогут узнать о ключевой составляющей каждого конгрессного мероприятия, об основных правилах составления программы и формирования списка докладчиков, чтобы событие стало гарантированно успешным.
Подписывайтесь на официальный Телеграм-канал Фонда Росконгресс: новости, аналитика, мнения, главные вопросы российской и международной повестки, итоги деловых, культурных и спортивных мероприятий Фонда.

Image

Методы линейной алгебры помогут эффективно использовать сырье на фанерном производстве «Свезы»

Петербургский комбинат «Свезы» внедряет специальную компьютерную программу для совершенствования планирования производства и снижения коэффициента расхода сырья. Она рассчитывает сколько...

Image

Евразийский банк реинвестирует прибыль прошлого года в проект трансформации своей платформы и сервиса

Единственный акционер Евразийского банка отказался от дивидендов за 2020 год и направил всю прибыль банка в его собственный...

Image

База типовых проектов как инструмент развития практики реализации муниципально-частного партнерства

11 июня в здании Государственной Думы состоялось заседание Комитета по муниципально-частному партнерству Общероссийского Конгресса муниципальных образований. Тема повестки...

Image

Торгово-промышленные палаты УрФО подвели итоги двухлетней работы

Ассоциация ТПП Уральского федерального округа собралась на очередное заседание. Местом его проведения в этот раз стал город Курган. В работе заседания принял участие президент Торгово-промышленной палаты России Сергей...

Image

Калининградская ТПП подписала соглашение с ТПП Республики Таджикистан

В рамках визита делегации Генерального консульства Республики Таджикистан в Калининградскую область состоялось подписание соглашения о межпалатском сотрудничестве между Союзом «Калининградская торгово-промышленная...

Image

Комбинат «Свезы» в Свердловской области вложит 100 млн руб. в реконструкцию системы гидротермической обработки сырья

На комбинате «Свеза» в Верхней Синячихе (Свердловская область) стартовал инвестиционный проект по реконструкции бассейнов гидротермической обработки сырья....

Image

Эксперты ЮУТПП обсудили приемы поведения в суде с профессиональным юристом

Эксперты палаты, которым приходится участвовать в судебных заседаниях, получили практические рекомендации профессионального юриста. Обучающий семинар провел председатель комитета ЮУТПП по правовой поддержке...

Image

Заместитель Генерального прокурора России провел в Челябинске круглый стол по вопросам защиты прав бизнеса

В мероприятии принял участие вице-президент Южно-Уральской торгово-промышленной палаты Сергей Ермаков....

Image

В онлайн-формате состоялась бизнес-миссия немецких компаний в Кузбасс

В рамках программы торгово-экономической миссии прошел круглый стол с участием, а затем состоялись В2В-переговоры немецких и кузбасских компаний. Организаторами мероприятий выступили Российско-Германская...

Image

18 июня 2021 года в 17.00 пройдёт презентация книги, « Сила Мира в точке невозврата»

Книга написана Ириной Даниловой, психологом , предпринимателем, президентом благотворительного областного фонда « Доверяю», и имела своё Рождение 6 января 2021 года в...

Image

ПЕТЕРБУРГСКОМУ МЕЖДУНАРОДНОМУ ГАЗОВОМУ ФОРУМУ – 10 ЛЕТ!

Крупнейшее мероприятие газовой отрасли отметит свой юбилей. С 5 по 8 октября 2021 года на площадке Экспофорума пройдёт Х Юбилейный Петербургский международный газовый форум – место встречи лидеров отраслевого сообщества, один из...

Image

Бренды Fix Price стали лидерами ежегодной премии Private Label Awards

Fix Price (LSE и MOEX: FIXP), крупнейшая в России и одна из ведущих в мире сеть магазинов низких фиксированных цен, стала лауреатом ежегодной премии Private Label Awards...

Image

Наш фестиваль Калейдоскоп VкусоV в Ростове Великом превратиться в увлекательную тропу Ярких вкусов и незабываемых эмоций!

Мы подготовили для жителей и гостей города настоящий Калейдоскоп впечатлений : гастрономический ряд с различными...

Image

Россия и ОАЭ планируют развивать деловое сотрудничество

На площадке Петербургского международного экономического форума состоялась встреча советника Президента Российской Федерации Антона Кобякова с Государственным министром по вопросам международного сотрудничества ОАЭ, генеральным...

Image

Руководство ЮУТПП познакомилось с работой предприятия по производству грохотов

Представители палаты побывали в компании «ПНЕВМАШ», которая специализируется на производстве оборудования для обогащения и классификации полезных ископаемых. Гостями предприятия стали президент ЮУТПП Федор...

Image

Семинар по вопросам недвижимости для жителей Дмитрова прошел в коворкинге Дмитровской ТПП

Первый бесплатный семинар для населения, который организовал член Дмитровской ТПП Союз риэлторов Дмитрова, показал, насколько тема недвижимости актуальна и востребована....

Image

Бизнес-акселератор "РОСАТОМА" объявляет дополнительный набор проектов

Отраслевой акселератор «Росатома» объявляет специальный трек по поиску идей и проектов. Если у вас есть новое решение или технология, команда и вы готовы к построению бизнеса внутри госкорпорации, то отправляйте...

Актуальные комментарии
  • Image

    Алексей Якубовский: «За автоматикой будущее, ведь она уже является неотъемлемой частью нашей повседневной жизни»

    Задача по автоматизации тех или иных производственных процессов рано или поздно встаёт перед многими предприятиями различных сфер деятельности. Ведь именно автоматизация помогает выполнить важную задачу: справиться с наибольшим объёмом работ за как можно более короткое время. Комплексная автоматизация – процесс, требующий особого внимания. Для того чтобы ускорить и отладить процесс производства, важно обратиться к квалифицированным специалистам, которые занимаются разработкой комплексной автоматизации не один год. О том, как в этом может помочь компания «ИПК «ИНДУСТРИЯ», нам рассказал генеральный директор предприятия Алексей Якубовский.

  • Image

    Виктор Богачёв: «Интеллектуальные транспортные системы предназначены для того, чтобы снизить нагрузку на человека и тем самым повысить безопасность, комфорт и экономичность дорожного движения»

    Повсеместная автоматизация коснулась и сферы дорожного движения: интеллектуальные транспортные системы, или ИТС, сегодня получают всё большее распространение. О том, какой путь прошла эта сфера в России, о современных решениях, а также о том, когда мы увидим на дорогах автомобили без водителей, нам рассказал генеральный директор АО «ТРАССКОМ» Виктор Богачёв.

  • Image

    RBG-Дневник -ПМЭФ-21 Евгений Евгеньевич Васильев, директор Корпорации развития Ярославской области

    Евгений Евгеньевич Васильев, директор Корпорации развития Ярославской области: «В Ярославской области за время пандемии коммуникация с потенциальными клиентами несколько снизилась, но не прекратилась. И мы для себя отметили, что они перешли на более качественный уровень. Обращения поступают более серьёзные, нежели когда пандемии не было. Некоторые инвесторы прощупывали почву, приходили, ещё не приняв решения. Сейчас нам повезло, мы работаем с инвесторами, которые осознанно идут в регион. Но такой очный форум нам в подспорье, так как мы со многими встретились лично. Те проекты, которые притормозились по объективным причинам, теперь набирают обороты. Работа в пандемию продолжалась благодаря средствам коммуникации. Общались, переписывались, обменивались документацией, готовили проектные решения, предложения. Уже сегодня-завтра эти наработки выходят в практическую плоскость, что является подписанием конкретного соглашения тех или иных проектов».

  • Image

    RBG-Дневник -ПМЭФ-21 Александр Викторович Моор, губернатор Тюменской области, Алексей Геннадьевич Комиссаров, генеральный директор АНО «Россия – страна возможностей»

    Алексей Геннадьевич Комиссаров, генеральный директор АНО «Россия – страна возможностей»: «Я очень хорошо оцениваю потенциал Тюменского региона, потому что в нашем проекте приняло участие уже 93 тыс. человек из Тюменской области. И почти 500 человек стали победителями в данных проектах. Это очень серьёзный результат. Отдельно я бы хотел сказать большое спасибо руководству Тюменской области и всем жителям за гостеприимство и отличную организацию очных мероприятий. Мы уверены, что нас ждёт впереди очень много хороших проектов. Благодаря цифровой платформе у губернатора и его команды появится возможность получить доступ к информации об участниках и о том, насколько активно молодёжь принимает участие в тех или иных проектах, каких результатов она добивается». Александр Викторович Моор, губернатор Тюменской области: «В нашей стране много талантливых и амбициозных ребят, которые стремятся реализовать свои возможности. Именно поэтому по поручению президента была создана АНО «Россия – страна возможностей», которая реализует проекты в самых разных сферах, а также предоставляет платформу для личного и социального роста. Многие из участников данных проектов сегодня сделали серьёзные карьерные шаги. Мы готовы дальше реализовывать подобные проекты, так как у нас есть большой опыт по проведению мероприятий. Поэтому я уверен, что это соглашение будет полезным и взаимовыгодным».

  • Image

    RBG-Дневник -ПМЭФ-21 Александр Деметьев, директор агентство развития Новгородской области

    "На сегодняшний день мы видим, что коммуникация между инвесторами строится более активно, чем ранее. И, правда, предприниматели хотят больше инвестировать, принимать активное участие в проектах. С одной стороны, пандемия стала сложным периодом для всех регионов, но все же, постпандемийное время стало намного эффективнее".

  • Image

    RBG-Дневник -ПМЭФ-21 Михаил Николаевич Торгашин, министр промышленности и инновационной политики Пензенской области

    "Наше участие в форуме - это одной из первых постпандемийных событий. Именно поэтому мы представлены здесь! У нас запланировано ряд встреч и подписание соглашений, которые ранее мы не могли не совершили в связи с пандемийными ограничениями".

  • Image

    RBG-Дневник -ПМЭФ-21 Александр Исурин, президент, председатель правления, ПАО «ТрансКонтейнер»

    "Я считаю, что сейчас пришла новая мода переходить "онлайн". Если раньше просьба провести ZOOM-конференцию считалась чем-то неприличным, то сегодня неприличной выглядит просьбой о личной встречи. 80% общения проходит посредствам электронной связи, и, тем приятнее, тем значимее, становятся личные встречи, как здесь"

  • Image

    RBG-Дневник -ПМЭФ-21 Дмитрий Николаевич Ворона Генеральный директор АО "Корпорация развития Республики Крым"

    Дмитрий Николаевич Ворона Генеральный директор АО "Корпорация развития Республики Крым" "Мы приглашаем инвесторов к нам в Крым, чтобы оценить красоты нашего региона, чтобы оценить наш бизнес , инвестиционный климат. Мы создали ряд продуктов, который позволяют нам на дистанционном уровне беседовать с инвесторами о потенциальных инвестиционных площадок и льготах и, естественно, о возможности инвестировать в регион.