Image

Управление событийными проектами в современных условиях: руководство к действию

Председатель правления, директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев выступил с онлайн-лекцией «Основы проектного управления конгрессными мероприятиями» перед участниками событийной индустрии. Лекция состоялась в рамках «Летней академии НКБ (Национального конгресс-бюро)» и открыла второй модуль обучающего проекта.


Директор Фонда Росконгресс поделился с учениками Академии ключевыми практическими навыками, наработанными за многолетний опыт проведения конгрессно-выставочных мероприятий международного уровня.

Двести пятьдесят слушателей лекции смогли узнать, в чем заключается уникальность проектной деятельности и почему она легко справляется с любыми изменениями. Основные характеристики проекта, такие как уникальность результатов, ограниченный срок исполнения, большое количество рисков и мобильность рабочих команд, позволяют проектной деятельности фактически становиться инструментом для реализации изменений.

«Важной составляющей любого события является то, как вы определяете цель проекта. Мы еще много лет назад для себя решили, что цель наших мероприятий – это счастливый участник. Это довольно универсальное определение включает в себя участника, который завершил с нами проект, вышел из него с определенными достигнутыми для себя результатами и который вернулся к нам в следующем году, а возможно и частично профинансировал мероприятие. Счастливый участник является показателем качества события и проводником репутации его организаторов», – отметил Александр Стуглев.

Спикер рассказал про многостороннюю экосистему проекта, важным связующим звеном которой является команда. Ответственные и мотивированные сотрудники позволяют провести проект в плановом порядке с нужным качеством и с исполнением всех обязательств перед заказчиком и участниками. Таким образом, отдельная задача руководителя в проектном управлении – это построение команды и построение коммуникации как между сотрудниками, так и с участниками и заказчиками. Современные технологии позволяют сделать коммуникацию со всеми задействованными сторонами проекта быстрой и эффективной, поэтому любая используемая цифровая среда позволит сделать событие только лучше. Выстроенная система коммуникаций, помимо прочего, позволяет своевременно и эффективно реагировать на ошибки и изменения в ходе подготовки проекта.

В рамках лекции была затронута неотъемлемая для эффективной проектной деятельности тема – по каким критериям можно и нужно оценивать успешность проекта, программы (группы проектов, подпрограмм и действий) и портфеля (набора программ, проектов и операционной деятельности). Среди основных показателей успешности событийного проекта было выделено его осуществление в установленные сроки (что является основополагающим), в рамках выделенного бюджета и при удовлетворенности заказчика по содержанию, качеству и бизнес-результату проекта. Была отмечена необходимость достижения выгоды для успешности программы и достижения стратегических целей для успешности портфеля.

«Безусловно, наша годовая программа успешна, если мы получили в целом по году прибыль. Она формируется из прибыли проектов, и не хотелось бы уходить в минус, но важно отметить, что прибыль каждого отдельного проекта не является его самоцелью. Важно смотреть на проект с точки зрения качества. Наша главная задача – сделать событие с изначально заявленным качеством для будущих счастливых участников, потому что имя важнее денег. Участнику совершенно не важно, сколько средств было потрачено на подготовку и проведение мероприятия, ему важен результат, за который мы перед ним отвечаем», – заявил директор Фонда Росконгресс.

Отвечая на вопросы слушателей лекции, Александр Стуглев поделился способом оценки качества подготовки проекта, который уже многие годы используется на всех мероприятиях Фонда Росконгресс. Всегда необходимо проходить за участника весь его путь, начиная с самого входа, от стоек регистрации, и анализировать, будет ли это удобно, что участник увидит на экране, как и насколько быстро он получит обратную связь. Этот способ позволяет эффективно и своевременно выявить показатели, которые необходимо улучшить, чтобы участники чувствовали себя наиболее комфортно на протяжении всего времени пребывания на площадке мероприятия.

Директор Фонда Росконгресс рассказал о важности проектного офиса и о необходимости бизнес-плана для реализации любого конгрессного события. Также были разобраны все этапы подготовки событийного проекта: определение целей, проектирование мероприятия, реализация мероприятия, а также оценка результатов и подведение итогов проекта (в соответствии с аббревиатурой IDEA Маартена Ваннесте). Особое внимание было уделено фазе планирования: «Чем больше времени вы уделяете планированию и более четко понимаете необходимые для исполнения задачи, чем более формализованы все процессы, тем более плавным будет реализация самого мероприятия». Отмечалось, что на разных этапах проект оценивается по-разному, поэтому важно учитывать как краткосрочные, так и долгосрочные результаты мероприятий.

В завершение лекции спикер обратил внимание на то, что событийная отрасль подвержена изменениям, и технологии управления мероприятиями активно трансформируются, появляются новые коммуникационные форматы. Сегодня чаще всего проекты имеют гибридную форму, которая совмещает в себе офлайн- и онлайн форматы их проведения. Несмотря на то, что такие мероприятия могут показаться более простыми и понятными с точки зрения их коммерциализации, задача организаторов в этом случае усложняется: появляется необходимость конкурировать с популярными онлайн-площадками, привлекать и главное – удерживать внимание большей аудитории в моменте. Все это позволяет развивать и совершенствовать инструменты работы в событийной сфере, искать новые решения на вызовы современности.

Запись лекции доступна на YouTube-канале Фонда Росконгресс.
«Летняя академия НКБ» успешно начала свою работу 29 июня при поддержке Фонда Росконгресс. В рамках проекта ведущие специалисты и эксперты, руководители крупнейших компаний российской ивент-индустрии делятся своим профессиональным опытом со слушателями Академии, среди которых как начинающие, так и опытные профессионалы отрасли, которые стремятся к получению новых знаний и компетенций для дальнейшего применения их на практике.

10 июля в 11:00 заместитель директора, программный директор Фонда Росконгресс Армен Хачатрян продолжит курс занятий для участников событийного рынка в рамках «Летней академии НКБ» и проведет лекцию в онлайн формате на тему «Формирование программы мероприятия и ключевые аспекты работы со спикерами». Слушатели Академии смогут узнать о ключевой составляющей каждого конгрессного мероприятия, об основных правилах составления программы и формирования списка докладчиков, чтобы событие стало гарантированно успешным.
Подписывайтесь на официальный Телеграм-канал Фонда Росконгресс: новости, аналитика, мнения, главные вопросы российской и международной повестки, итоги деловых, культурных и спортивных мероприятий Фонда.

Image

28 июня. Прямой эфир «Нюансы формирования заявки в Фонд развития промышленности»

28 июня 11.00 в сообществе ЦС ТПП «ВКонтакте» (https://vk.com/cstpp) состоится прямой эфир на тему «Нюансы формирования заявки в Фонд развития промышленности»....

Image

Рафаэль Шагеев озвучил предложения для Правительства РФ, касающиеся импортозамещения в высокотехнологичных производствах

22 июня президент Центрально-Сибирской ТПП Рафаэль Шагеев выступил с докладом «Импортозамещение в высокотехнологичных производствах....

Image

Центрально-Сибирская ТПП и московская IT-компания создадут совместный программный продукт

Соглашение о намерениях сотрудничества президент ЦС ТПП Рафаэль Шагеев и Генеральный директор ООО «МСТ СИСТЕМА» Станислав Исаев подписали 20 июня в...

Image

Центрально-Сибирская ТПП поздравила с 65-летием АО «Солгон»

17 июня состоялось праздничное мероприятие, посвящённое 65-летиию акционерного общества «Солгон».

Image

Деловая женщина Наталья Краснобаева

Наталья Краснобаева, генеральный директор компании-резидента ОЭЗ «Дубна» Hopper IT, стала победителем конкурса «Деловые женщины-2022». Торжественная церемония награждения состоялась в здании Музея русского импрессионизма в...

Image

ОЭЗ «Дубна» в тройке лидеров по рейтингу АЦ «Эксперт»

Подведены итоги VI Рейтинга инвестиционной привлекательности российских индустриальных парков и особых экономических зон по итогам 2021 года....

Image

Сотрудники Россельхозбанка рассказали фермерам Подмосковья о мерах поддержки и специальных кредитных продуктах

В Доме Правительства Московской области на базе Центра управления регионом прошёл семинар «Информирование фермеров Подмосковья о мерах поддержки, специальных продуктах...

Image

В ЦС ТПП обсудили расширение деятельности Центра оценки квалификаций при палате

23 июня состоялось совещание по вопросам расширения деятельности Центра оценки квалификаций (ЦОК) Союза «ЦС ТПП»....

Image

28 июня. День бесплатных юридических консультаций в ЦС ТПП

Специалисты Центрально-Сибирской ТПП предлагают весь комплекс юридических услуг, необходимых для ведения предпринимательской деятельности: консультации, сопровождение, экспертиза, представление интересов в судах и многие...

Image

Дмитрий Богданов: «Команда Самарской области провела более 20 встреч с представителями зарубежных стран на ПМЭФ»

Самарская область продолжает привлекать частные инвестиции, в том числе – зарубежного бизнеса....

Image

Полезно и натурально: названы компании-победители десятой Премии «Здоровое питание»

18 июня на одной из самых популярных lifestyle площадок Москвы – фудмолле «Депо.Москва» – прошло главное гастрономическое событие месяца – фестиваль еды «Вкусно!» и десятая юбилейная церемония...

Image

Президент ЦС ТПП Рафаэль Шагеев рассказал о свидетельствовании форс-мажорных обстоятельств в новых экономических условиях

21 июня президент Центрально-Сибирской ТПП Рафаэль Шагеев выступил на заседании Совета руководителей торгово-промышленных палат России с докладом...

Image

ПМЭФ-2022: Самарская область наращивает туристический потенциал

Петербургский международный экономический форум позволил укрепить лидерские позиции Самарской области в области...

Image

Уральская ТПП готовит деловую поездку в Пакистан бизнесов Свердловской области

В Москве состоялась встреча президента Уральской ТПП и президента федерации торгово-промышленных палат Пакистана (FPCCI) Ирфана Икбаля Шейха....

Image

«Инвестиционные проекты в эпоху турбулентности» – одна из сессий деловой программы ПМЮФ-2022

Сессия «Инвестиционные проекты в эпоху турбулентности: эффективные модели и юридические механизмы защиты» включена в деловую программу юбилейного Х Петербургского международного...

Image

В Щелково будут производить 4 тысячи батонов хлеба в сутки

В рамках инвестиционного проекта компания «Брецель УК» планирует организовать на территории Московской области производство хлеба, мучных кондитерских изделий, тортов и пирожных недлительного...

Image

Общественные формирования ЮУТПП скорректировали планы

В Южно-Уральской ТПП прошло заседание Совета общественных формирований. Председатели профильных комитетов палаты подвели итоги работы в прошлом году и поставили перед собой новые задачи. Одна из важнейших – привести деятельность...

Актуальные комментарии