Image

Управление событийными проектами в современных условиях: руководство к действию

Председатель правления, директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев выступил с онлайн-лекцией «Основы проектного управления конгрессными мероприятиями» перед участниками событийной индустрии. Лекция состоялась в рамках «Летней академии НКБ (Национального конгресс-бюро)» и открыла второй модуль обучающего проекта.


Директор Фонда Росконгресс поделился с учениками Академии ключевыми практическими навыками, наработанными за многолетний опыт проведения конгрессно-выставочных мероприятий международного уровня.

Двести пятьдесят слушателей лекции смогли узнать, в чем заключается уникальность проектной деятельности и почему она легко справляется с любыми изменениями. Основные характеристики проекта, такие как уникальность результатов, ограниченный срок исполнения, большое количество рисков и мобильность рабочих команд, позволяют проектной деятельности фактически становиться инструментом для реализации изменений.

«Важной составляющей любого события является то, как вы определяете цель проекта. Мы еще много лет назад для себя решили, что цель наших мероприятий – это счастливый участник. Это довольно универсальное определение включает в себя участника, который завершил с нами проект, вышел из него с определенными достигнутыми для себя результатами и который вернулся к нам в следующем году, а возможно и частично профинансировал мероприятие. Счастливый участник является показателем качества события и проводником репутации его организаторов», – отметил Александр Стуглев.

Спикер рассказал про многостороннюю экосистему проекта, важным связующим звеном которой является команда. Ответственные и мотивированные сотрудники позволяют провести проект в плановом порядке с нужным качеством и с исполнением всех обязательств перед заказчиком и участниками. Таким образом, отдельная задача руководителя в проектном управлении – это построение команды и построение коммуникации как между сотрудниками, так и с участниками и заказчиками. Современные технологии позволяют сделать коммуникацию со всеми задействованными сторонами проекта быстрой и эффективной, поэтому любая используемая цифровая среда позволит сделать событие только лучше. Выстроенная система коммуникаций, помимо прочего, позволяет своевременно и эффективно реагировать на ошибки и изменения в ходе подготовки проекта.

В рамках лекции была затронута неотъемлемая для эффективной проектной деятельности тема – по каким критериям можно и нужно оценивать успешность проекта, программы (группы проектов, подпрограмм и действий) и портфеля (набора программ, проектов и операционной деятельности). Среди основных показателей успешности событийного проекта было выделено его осуществление в установленные сроки (что является основополагающим), в рамках выделенного бюджета и при удовлетворенности заказчика по содержанию, качеству и бизнес-результату проекта. Была отмечена необходимость достижения выгоды для успешности программы и достижения стратегических целей для успешности портфеля.

«Безусловно, наша годовая программа успешна, если мы получили в целом по году прибыль. Она формируется из прибыли проектов, и не хотелось бы уходить в минус, но важно отметить, что прибыль каждого отдельного проекта не является его самоцелью. Важно смотреть на проект с точки зрения качества. Наша главная задача – сделать событие с изначально заявленным качеством для будущих счастливых участников, потому что имя важнее денег. Участнику совершенно не важно, сколько средств было потрачено на подготовку и проведение мероприятия, ему важен результат, за который мы перед ним отвечаем», – заявил директор Фонда Росконгресс.

Отвечая на вопросы слушателей лекции, Александр Стуглев поделился способом оценки качества подготовки проекта, который уже многие годы используется на всех мероприятиях Фонда Росконгресс. Всегда необходимо проходить за участника весь его путь, начиная с самого входа, от стоек регистрации, и анализировать, будет ли это удобно, что участник увидит на экране, как и насколько быстро он получит обратную связь. Этот способ позволяет эффективно и своевременно выявить показатели, которые необходимо улучшить, чтобы участники чувствовали себя наиболее комфортно на протяжении всего времени пребывания на площадке мероприятия.

Директор Фонда Росконгресс рассказал о важности проектного офиса и о необходимости бизнес-плана для реализации любого конгрессного события. Также были разобраны все этапы подготовки событийного проекта: определение целей, проектирование мероприятия, реализация мероприятия, а также оценка результатов и подведение итогов проекта (в соответствии с аббревиатурой IDEA Маартена Ваннесте). Особое внимание было уделено фазе планирования: «Чем больше времени вы уделяете планированию и более четко понимаете необходимые для исполнения задачи, чем более формализованы все процессы, тем более плавным будет реализация самого мероприятия». Отмечалось, что на разных этапах проект оценивается по-разному, поэтому важно учитывать как краткосрочные, так и долгосрочные результаты мероприятий.

В завершение лекции спикер обратил внимание на то, что событийная отрасль подвержена изменениям, и технологии управления мероприятиями активно трансформируются, появляются новые коммуникационные форматы. Сегодня чаще всего проекты имеют гибридную форму, которая совмещает в себе офлайн- и онлайн форматы их проведения. Несмотря на то, что такие мероприятия могут показаться более простыми и понятными с точки зрения их коммерциализации, задача организаторов в этом случае усложняется: появляется необходимость конкурировать с популярными онлайн-площадками, привлекать и главное – удерживать внимание большей аудитории в моменте. Все это позволяет развивать и совершенствовать инструменты работы в событийной сфере, искать новые решения на вызовы современности.

Запись лекции доступна на YouTube-канале Фонда Росконгресс.
«Летняя академия НКБ» успешно начала свою работу 29 июня при поддержке Фонда Росконгресс. В рамках проекта ведущие специалисты и эксперты, руководители крупнейших компаний российской ивент-индустрии делятся своим профессиональным опытом со слушателями Академии, среди которых как начинающие, так и опытные профессионалы отрасли, которые стремятся к получению новых знаний и компетенций для дальнейшего применения их на практике.

10 июля в 11:00 заместитель директора, программный директор Фонда Росконгресс Армен Хачатрян продолжит курс занятий для участников событийного рынка в рамках «Летней академии НКБ» и проведет лекцию в онлайн формате на тему «Формирование программы мероприятия и ключевые аспекты работы со спикерами». Слушатели Академии смогут узнать о ключевой составляющей каждого конгрессного мероприятия, об основных правилах составления программы и формирования списка докладчиков, чтобы событие стало гарантированно успешным.
Подписывайтесь на официальный Телеграм-канал Фонда Росконгресс: новости, аналитика, мнения, главные вопросы российской и международной повестки, итоги деловых, культурных и спортивных мероприятий Фонда.

Image

Национальное агентство назвало лучших журналистов и СМИ, пишущих о развитии национальной системы квалификаций

18 ноября Национальное агентство развития квалификаций и Союз журналистов России подвели итоги Конкурса «Национальная система квалификаций в отражении российских СМИ»....

Image

Завершил работу VII Всероссийский форум «Национальная система квалификаций России»

«НСК – перезагрузка: приоритеты, перспективы, возможности» – сквозная тема, объединившая все дискуссии и выступления VII Всероссийского форума «Национальная система квалификаций России», состоявшегося...

Image

Предприятия Челябинской и Омской областей провели онлайн-переговоры

Мероприятие прошло по инициативе Администрации города Омска и Омской торгово-промышленной палаты при участии Южно-Уральской ТПП. Взаимный интерес к сотрудничеству проявили более 40 компаний и организаций из двух...

Image

ЮУТПП стала лауреатом профессиональной премии

Подведены итоги ежегодной профессиональной премии Russian Business Travel & MICE Award. Союз «Южно-Уральская торгово-промышленная палата» стал обладателем диплома лауреата в номинации «Лучшая региональная ТПП в сфере развития...

Image

На заводе «Санатметал» в Обнинске начали выпуск компонента эндопротеза коленного сустава из российского сырья

26 ноября состоялась рабочая поездка в Россию Министра внешнеэкономических связей и иностранных дел Венгрии Петера Сийярто, в рамках которой он посетил Калужскую...

Image

STELLANTIS Евразия готовит «ПСМА Рус» к производству коробок передач в 2022 году

Следуя стратегическим планам по системному развитию производственного предприятия «ПСМА Рус», углублению локализации и увеличению объемов локального производства, Stellantis продолжает работать над...

Image

Свердловский комбинат «Свезы» внесен во «Всероссийскую Книгу Почета» и вошел в рейтинг надежных партнеров

Комбинат компании «Свеза» в Верхней Синячихе (Свердловская область) внесен в федеральный реестр «Всероссийская Книга Почета» 2021г. Эксперты оценили деятельность...

Image

В инвест-отеле In2it открылся магазин сети «Икра и Рыба»

В I очереди инвест-отеля IN2IT открылся магазин сети «Икра и Рыба», специализирующейся на свежемороженой рыбе и морепродуктах. Арендатор будет совмещать сразу два формата – специализированный магазин и «магазин у...

Image

Инвестиционный потенциал Калужской области представлен на брифинге Американской торговой палаты в РФ

В Москве состоялась Региональная конференция Американской торговой палаты в РФ. В центре внимания – инвестиционные приоритеты Центральной...

Image

Компания «Ольховский деликатес» станет вторым резидентом ТОСЭР «Кондрово» Калужской области

24 ноября в Агентстве регионального развития Калужской области состоялось заседание комиссии по рассмотрению заявок на заключение соглашения об осуществлении деятельности на территории...

Image

«Свеза» и власти Пермского края обсудили проект Программы социально-экономического развития Уральского

«Свеза» и власти Пермского края встретились в Уральском, чтобы обсудить будущую Программу социально-экономического развития моногорода. В ходе визита представители рабочей...

Image

Обновленный магазин «Askona» открылся в ТК «Невский Центр»

На пятом этаже торгового комплекса «Невский Центр» открылся обновленный магазин Группы компаний «Askona». После реконструкции его площадь увеличилась в два раза и составила 228 кв. м....

Image

Уральская ТПП расширяет для бизнеса рынки в Восточной Африке

Между Уральской торгово-промышленной палатой и национальной торгово-промышленной палатой Уганды будет подписано Соглашение. Об этом состоялась договоренность на встрече президента Уральской ТПП Андрея Беседина с Послом...

Image

Книжный магазин Эрмитажа теперь открыт в ТК «Невский Центр»

На пятом этаже торгового комплекса «Невский Центр» открылся книжный магазин сети Hermitage.books, где можно приобрести не только уникальные книги по искусству, но и каталоги выставок и многое...

Image

Не наследи: российский крупный бизнес принимает условия «зеленой» этики

Более 4500 компаний по всему миру в 2020 году обнародовали отчеты о своих выбросах парниковых газов. В их числе есть и крупные российские корпорации....

Image

«Россия - единственная страна в северном полушарии, не решившая жилищную проблему"

«И проигравшими будут города, которые не успевают в качестве и разнообразии жилья и окружающей среды». Это оценочное суждение - подходящий эпиграф и ответ на главный вопрос, прошедшей в Екатеринбурге...

Image

IV Выставка «Ювелирная зима» пройдет в галерее Ilgiz F

C 25 ноября по 3 декабря в Москве пройдет ежегодная выставка украшений «Ювелирная зима». Ведущие ювелиры-дизайнеры вновь соберутся в камерном пространстве галереи Ilgiz F, чтобы продемонстрировать свои актуальные работы....

Image

Возрождение усадьбы «Полотняный завод»: Дом Щепочкина восстановят с использованием ГЧП

17 ноября в городе Кондрово состоялось подписание концессионного соглашения о сохранении и эксплуатации объекта культурного наследия «Дом П.Г. Щепочкина, В.Д. Мещеринова, руб. XVIII-XIX вв.,...

Актуальные комментарии