UCMS Group обеспечивает как проектную работу, так и непрерывную поддержку в кадровой, бухгалтерской и финансовой областях. По результатам рейтинга «Эксперт РА» за 2024 год, UCMS Group подтвердила своё лидерство в сфере расчёта заработной платы и укрепила позиции в других ключевых областях. Этот успех – закономерный итог многолетней слаженной работы команды. Среди клиентов UCMS Group – ведущие компании различных секторов экономики: от производственных концернов и крупных ритейлеров до банковского сектора. Долгосрочные партнёрские отношения и безупречная репутация, подкреплённые непрерывным сервисом, безопасностью данных и строгим соблюдением процедур, выделяют UCMS Group на фоне конкурентов. О том, выгодно ли бизнесу в нынешних условиях передавать услуги на аутсорсинг, за что UCMS Group доверяют сотни клиентов в России и за рубежом и на что стоит обращать внимание при выборе аутсорсинг-партнёра, мы побеседовали с директором по продажам и руководителем отдела бухучёта UCMS Group Екатериной Меньшиковой.

– Екатерина, как сложилось, что UCMS Group решила занять нишу именно аутсорсинговых услуг, став пионером аутсорсинга в России? Почему выбор пал именно на эту сферу деятельности?

– История UCMS Group началась в 1995 году с расчёта заработной платы. До этого момента российское представительство шведской компании SCALA занималось внедрением ERP-системы SCALA в России. Важно, что в России процесс расчёта зарплаты значительно отличался от международного, и система была отлично локализована с учётом требований российского законодательства. SCALA позволяла мгновенно рассчитывать зарплату для огромного штата в 10 тысяч сотрудников, облегчая жизнь бухгалтерам того времени.

Ключевым моментом стало обращение клиентов, довольных внедрением SCALA, с просьбой о дальнейшем расчёте зарплаты в системе. Этот запрос рынка послужил отправной точкой для создания выделенного подразделения Payroll Bureau, впоследствии отделившегося от компании, которая сосредоточилась исключительно на внедрении ПО. Так возникла компания UCMS Group, в которую вошла часть специалистов по внедрению SCALA, переключившаяся на аутсорсинг. Управляющий состав компании сделал ставку на процессный вид деятельности, которым и является аутсорсинг, – это долгосрочные проекты, требующие постоянной поддержки или регулярного обновления. Этот выбор, подкреплённый потребностью рынка и высоким уровнем профессионализма команды, положил начало успешной истории UCMS Group.

«КЛЮЧЕВЫМ ПРЕИМУЩЕСТВОМ АУТСОРСИНГА ДЛЯ ВСЕХ КОМПАНИЙ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НЕПРЕРЫВНОСТИ БИЗНЕСПРОЦЕССОВ».

– В каких случаях и почему предприниматели отдают предпочтение аутсорсингу, какие доводы в пользу аутсорсинга?

– Аргументы в пользу аутсорсинга разнятся в зависимости от этапа жизненного цикла той или иной компании. Для предприятий с иностранным капиталом аутсорсинг нередко был частью глобальной политики, предписывающей передачу рутинных процессов, таких как расчёт заработной платы, кадровое делопроизводство и бухгалтерский учёт, сторонним организациям.

Ключевым преимуществом аутсорсинга для всех компаний является обеспечение непрерывности бизнес-процессов, так как только аутсорсинг относительно инхауса может его обеспечить. Для малого и среднего бизнеса аутсорсинг особенно ценен возможностью гибко использовать ресурсы в нужном объёме и с необходимой квалификацией: вместо содержания штата специалистов можно привлечь, к примеру, 0,1 кадровика, 0,3 расчётчика зарплаты и 1,5 бухгалтера.

Лёгкость масштабирования – ещё одно преимущество: при росте компании аутсорсер быстро увеличивает объём предоставляемых ресурсов, а при сокращении деятельности – уменьшает, пропорционально снижая стоимость услуг. Кроме того, аутсорсинг обеспечивает доступ к опыту и знаниям целого сообщества профессионалов. Команда инхаус ограничена в опыте, а привлечение дополнительных специалистов «здесь и сейчас» может быть затруднительно. Провайдер предоставляет доступ к опыту сотен экспертов, работающих с разными клиентами в различных отраслях, что позволяет оперативно решать возникающие задачи и внедрять лучшие практики.

Проактивность и забота о клиенте – важные характеристики хорошего аутсорсера. UCMS Group всегда активно реагирует на изменения в законодательстве и внешней среде, предлагая клиентам варианты минимизации рисков и адаптации к новым реалиям. В условиях нестабильности, особенно в периоды пандемии и экономических изменений, аутсорсинг становится надёжным ориентиром и помощником. Гибкость и ответственность – ещё два важных плюса аутсорсинга как для средних, так и для больших компаний.

Аутсорсер несёт ответственность за реально причинённый ущерб, обеспечивая дополнительную защиту для бизнеса.

– В этом году компания отмечает 30-летний юбилей со дня основания. Расскажите о самых значимых этапах развития, взлётах и падениях.

– Множество событий сформировали облик UCMS Group, но ключевыми стали те, что кардинально изменили траекторию развития компании: интеграция с «1С» и запуск новых направлений. С 2015 года, став на 100% дочерней компанией группы «1С», UCMS Group сосредоточилась на углублении экспертизы во внедрении и поддержке продуктов 1С, в частности «1С:ЗУП».

Важным этапом стало открытие офиса в Казахстане в 2016 году. Ранее, в 2006 и 2010 годах, были запущены направления кадрового делопроизводства и бухгалтерского учёта, заложившие основу для дальнейшего роста и диверсификации услуг компании.

– С какими проблемами организации приходилось сталкиваться на начальном этапе и часто ли возникают проблемы сейчас?

– Как и любая компания, UCMS Group подчинена циклам взлётов и падений, где каждый год не похож на другой. Мы чутко реагируем на изменения внешнего контекста: кризисы, отголоски 2022 года, пандемию – те же испытания, что выпали на долю других. Мы однозначно ощутили на себе последствия изменений после 2022 года, ведь наша экспертиза традиционно востребована компаниями с иностранным капиталом. Когда же эти компании утрачивают свой прежний статус, это не может не сказаться на нас. Однако гибкость – наша ключевая черта. Несмотря на масштаб UCMS Group, штат которой насчитывает более 400 сотрудников, мы оперативно адаптируемся к новым реалиям. Изменения на рынке мгновенно трансформируются в новые подходы, процессы и практики.

Мы нацелены на обновлённую целевую аудиторию, помогая компаниям преодолевать вызовы, связанные с внутренними преобразованиями, например с переходом на отечественное программное обеспечение. Мы успешно реализовали множество проектов по экстренному переходу на российские ERPсистемы и ПО для зарплатно-кадрового учёта. Тенденция такова, что кризисы стимулируют рост рынка аутсорсинга. Рейтинги демонстрируют, что рынок аутсорсинга обычно растёт либо в год кризиса, либо в последующий.

Пандемия, ставшая тяжёлым испытанием для многих, для аутсорсинга, напротив, открыла новые возможности. Ликвидация и банкротства компаний в 2022–2023 годах также подстегнули рост рынка. Аутсорсинг становится опорой там, где происходят серьёзные перемены. Но когда компании вновь начинают расти, для аутсорсинга наступают более спокойные времена. Провайдеры, в определённом смысле, идут вразрез с общей ситуацией: когда рынку плохо, им хорошо, и наоборот. В условиях ограниченного появления новых компаний рынок аутсорсинга переживает период стагнации, который затрагивает и нас. В целом, рынок аутсорсинга утратил часть былой привлекательности, поскольку российские компании чаще предпочитают развивать собственные внутренние ресурсы (инхаус). После масштабных изменений многие стремятся к большей стабильности и контролю. Сейчас мы ожидаем новый виток развития, когда рынок вновь будет готов к переменам и внедрению инноваций.

– Какие виды аутсорсинговых услуг предоставляет UCMS Group? Для каких компаний и бизнесов они будут полезны?

– Мы предлагаем комплексное аутсорсинговое обслуживание для среднего и крупного бизнеса, охватывая практически все отрасли, за исключением государственного сектора. Наша специализация – коммерческие организации, особенно в сферах фармацевтики, производства, нефтегазовой отрасли и ритейла, преимущественно в сегменте FMCG.

Мы предоставляем весь базовый спектр аутсорсинговых услуг, включая: • расчёт заработной платы и ведение кадрового делопроизводства; • бухгалтерский учёт;
• внедрение, доработку и поддержку продуктов «1С» («1С:ЗУП», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия», «1C:ERP»);
• хостинг;
• внедрение личных кабинетов и кадрового электронного документооборота;
• HR-консалтинг и аудит, включая вопросы воинского учёта.

– За счёт чего компания регулярно занимает лидирующие позиции в различных рейтингах?

– UCMS Group второй год подряд уверенно удерживает лидерство в сфере расчёта заработной платы, занимая высокие позиции во всех ключевых рейтингах. Этот успех – результат многолетней слаженной командной работы. Наше признание обусловлено не только соответствием базовым ожиданиям рынка аутсорсинговых услуг (непрерывный сервис, безопасность данных, строгое соблюдение процедур), но и рядом преимуществ, выделяющих нас на фоне конкурентов.

Первенство в рейтингах – прямое следствие долгосрочных партнёрских отношений с нашими клиентами. Сохранение существующих связей и привлечение новых – залог стабильного роста, особенно в условиях турбулентности внешнего мира, ведь выбор аутсорсера – процесс вдумчивый и длительный. Мы рассматриваем наше взаимодействие с клиентами как долгосрочное партнёрство, а не просто как отношения заказчика и исполнителя. Именно поэтому мы инвестируем в развитие soft skills наших сотрудников, обучая их выстраивать взаимовыгодные отношения, основанные на заботе и максимальной гибкости.
\
Многие опасаются перехода на аутсорсинг из-за возможной потери контроля и жёстких рамок, но мы доказываем, что правила и процедуры, необходимые для качественного сервиса и соблюдения законодательства, могут сочетаться с индивидуальным подходом. Даже в таких чувствительных областях, как расчёт заработной платы, бухгалтерский учёт и кадровое делопроизводство, мы предлагаем гибкость, осознавая их огромное влияние на HR-бренд наших партнёров. Мы также понимаем, что для клиента – мы прежде всего обслуживающее подразделение, готовое оперативно реагировать на любые изменения и бизнес-потребности. Даже если на первый взгляд решение кажется невозможным, наша задача – найти «нет, но…», предложить варианты, которые позволят максимально удовлетворить запрос клиента.

«ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ МГНОВЕННО ТРАНСФОРМИРУЮТСЯ В НОВЫЕ ПОДХОДЫ, ПРОЦЕССЫ И ПРАКТИКИ».

Несмотря на всю важность и деликатность наших задач (расчёт зарплаты, бухгалтерский учёт, кадровое делопроизводство, HR-бренд), мы остаёмся гибкими и адаптивными, предлагая решения, соответствующие потребностям бизнеса в любой ситуации, даже если это необходимость принять или уволить 500 сотрудников клиента в кратчайшие сроки. Опираясь на отзывы клиентов, можно с уверенностью сказать: команда UCMS Group проявляет искреннюю заботу о каждом. Мы всегда рядом и готовы оперативно ответить на любой вопрос, даже если для этого потребуется привлечь сторонних специалистов или предложить альтернативные решения. Наша сила – в гибкости. Если клиенту необходимо немедленное решение, мы предоставим его незамедлительно. Благодаря высокой квалификации коллег мы можем давать предварительные ответы в течение 10 минут, предлагая варианты решения или разъясняя ограничения.

– Расскажите о вашем штате сотрудников, кто в него входит?

– Деятельность UCMS Group обеспечивают три ключевых бизнес-подразделения: департамент аутсорсинга расчёта заработной платы и кадрового делопроизводства, отдел аутсорсинга бухгалтерского учёта и отдел консалтинга, специализирующийся на внедрении, поддержке продуктов «1С» и хостинге. Эти направления – три якоря, на которых держится наша компания с точки зрения оказываемых услуг. Также бизнес нашей организации поддерживает профессиональная IT-служба, которая в том числе работает с клиентами компании. Уникальными для аутсорсинговой компании являются внутренняя служба контроля качества, проводящая аудиты оказания услуг с точки зрения законодательства, и служба методологии, предоставляющая консультации и дополнительные проверки для клиентов. Стандартные отделы, такие как отдел продаж, юридическая служба и административный отдел, также обеспечивают функционирование компании.

Мы уделяем особое внимание обучению сотрудников. Академия UCMS, внутреннее подразделение в компании, предлагает программы развития как hard skills (знание законодательства, работа в системе), так и soft skills – широкое направление, которое мы постоянно развиваем (обязательные тренинги для всех, деловая коммуникация, деловая переписка). Отдельный курс разработан для старших специалистов и руководителей проектов, чтобы повысить качество обслуживания клиентов. Компания стремится к балансу между ориентацией на клиента и коммерческой выгодой, считая свой подход к аутсорсингу наиболее правильным.

– Кто такой хороший аутсорсинг-партнёр? На что стоит обращать внимание при его выборе?

– Прекрасный вопрос. Прежде всего важна прозрачность взаимоотношений на каждом этапе сотрудничества, от первого знакомства до подписания контракта. Вы должны абсолютно чётко понимать, что стоит за каждым словом и за каждым обещанием аутсорсера. Далее, аутсорсер должен быть партнёром, а не просто поставщиком услуг. В его руки вы передаёте чувствительнейшие данные, от корректной обработки которых напрямую зависит благополучие ваших сотрудников. Ведь именно он начисляет заработную плату, ведёт кадровый учёт. И если здесь допущены ошибки, никакие современные офисы и мотивационные схемы не спасут ситуацию – недовольство сотрудников подорвёт HR-бренд компании в один момент, особенно в условиях нынешнего рынка труда. Поэтому выбор надёжного партнёра – задача первостепенной важности.

Компания с доказанным опытом работы, особенно в вашей отрасли, – это уже половина успеха. Она понимает специфику вашего бизнеса и предложит наиболее эффективные решения. При выборе обращайте внимание на условия договора, распределение ответственности и, конечно, на отзывы других клиентов.

Референс-звонки – отличный способ узнать, как потенциальный партнёр решает проблемы, особенно как закрывает ваши узкие места. Задавайте конкретные вопросы, интересуйтесь опытом решения аналогичных задач – только так можно убедиться, что перед вами не просто поставщик, а надёжный союзник, способный обеспечить стабильность и развитие вашего бизнеса. Распространено мнение о высокой текучести кадров на аутсорсинге. Действительно, эта проблема существует, поэтому так важно выбрать партнёра, умеющего эффективно её решать. Мы уделяем особое внимание удержанию специалистов: большинство наших сотрудников работают в компании не менее 5 лет – и это наш приоритет. Мы стремимся к стабильности команды на проектах, понимая, что успешное B2B-сотрудничество – это не просто формальные договорённости между юридическими лицами, а слаженная работа конкретных людей. Мы тщательно подбираем команду, учитывая не только профессиональные навыки, но и психологическую совместимость с клиентом, чтобы обеспечить качественный сервис и комфортное взаимодействие.

– Можете поделиться информацией о самых интересных проектах UCMS Group?

– О, их очень и очень много. Из последних и наиболее ярких особо выделяется проект экстренного внедрения «1С:ЗУП» за два месяца вместо обычных девяти. Тогда международный провайдер внезапно прекратил обслуживание филиала международного производственного холдинга со штаб-квартирой в Европе с тысячей сотрудников, оставив её в критической ситуации. Команда UCMS Group оперативно внедрила систему «1С:ЗУП», взяла на себя расчёт заработной платы и кадровое делопроизводство. Благодаря слаженной работе команды всё было реализовано в предельно сжатые сроки – всего за два месяца, обеспечив своевременную и точную выплату зарплаты.

«ПЕРВЕНСТВО В РЕЙТИНГАХ – ПРЯМОЕ СЛЕДСТВИЕ ДОЛГОСРОЧНЫХ ПАРТНЁРСКИХ ОТНОШЕНИЙ С НАШИМИ КЛИЕНТАМИ».

Ещё один показательный кейс – частичный аутсорсинг бухгалтерии для крупной компании, занимающейся импортом и дистрибуцией алкогольной продукции, которая столкнулась со сложностями при переходе на новую систему учёта.

При переносе данных возникла разница в бухгалтерской и налоговой отчётности и несостыковки в отчётах в части банковских операций и затрат. Учитывая миллиардные обороты компании, это могло привести к значительным финансовым расхождениям и дальнейшим проблемам с проверяющими органами. Штатным специалистам не хватало ресурсов на сверку таких массивов данных, поэтому руководство решило на три месяца привлечь аутсорсинговую компанию для выверки данных и устранения ошибок.

Уже на первой встрече с UCMS Group представители компании увидели, что наш подход к работе им нравится, поэтому они быстро приняли решение о сотрудничестве.

В итоге мы помогли компании устранить значительные расхождения в данных, обеспечить точность и прозрачность финансовой отчётности. Несмотря на то, что передача расчёта заработной платы и КДП на аутсорсинг является распространённой практикой даже для крупных компаний (от 5000 сотрудников), в бухгалтерском учёте ситуация иная. Чем больше компания, тем чаще она предпочитает создавать собственную бухгалтерскую службу (15–20 человек и более). Тем не менее у нас есть успешный опыт ведения бухгалтерского учёта компаний с командами от 15 человек, включая проект с командой более 30 человек. Этот проект был принят у другого провайдера в период закрытия года с большим количеством нерешённых задач. В течение полугода все задачи были выполнены, KPI достигнуты, а наше сотрудничество продолжается уже четыре года.

Проекты такого масштаба в бухгалтерском учёте – редкость, но у UCMS Group подобных успешных кейсов было несколько, они есть и сейчас. В 2022–2023 годы, когда многие провайдеры покидали рынок, а компании сталкивались с трудностями из-за разделения с корпорациями, UCMS Group оказывала необходимую поддержку, помогая бизнесу адаптироваться к новым условиям.

– Как компания планирует развиваться в ближайшие годы? Каковы основные цели и приоритеты UCMS Group?

– Конечно же, мы планируем расти, и наши основные цели – удовлетворённость клиентов и долгосрочное сотрудничество. Мы стремимся поддерживать безупречный уровень сервиса, постоянно совершенствуя процессы посредством автоматизации и минимизации человеческого фактора в рамках системы менеджмента качества. В приоритете углубление экспертизы во внедрении комплексной автоматизации и ERP-систем, в частности «1С:ERP», относительно новое, но перспективное направление, развиваемое в последние 2–3 года.

Ключевой вызов – это конкуренция с инхаус-решениями. Наша задача заключается в том, чтобы переосмыслить восприятие аутсорсинга на рынке, доказать его эффективность и гибкость, предложив инновационные решения, выходящие за рамки стандартных представлений. Аутсорсинг намного шире, чем его себе представляет большинство компаний; мы видим свою миссию и постоянно работаем над возвращением бизнеса к преимуществам аутсорсинга.

Беседовала Алина Волкова